Уважаемые получатели поддержки – резиденты НПЦ БАС!

Данная памятка разработана Фондом НТИ для того, чтобы в процессе реализации проекта резидента НПЦ БАС вы могли минимизировать риск совершения ошибок в части осуществления расходов, планирования закупочной деятельности, предоставление отчетности о расходах Фонду НТИ и многих других.

Обращаем ваше внимание, что в памятке содержится перечень ошибок, наиболее часто возникающих у получателей поддержки – резидентов НПЦ БАС при реализации проектов. Для того, чтобы получить исчерпывающее представление обо всех нюансах использования средств поддержки, перечне нецелевых расходов, порядка получения разъяснений Фонда НТИ по возникающим вопросам, заполнению отчетных форм и т.п., рекомендуем тщательно ознакомиться со следующими основополагающими документами:

1. Договор поддержки, заключенный между вашей Организацией и Фондом НТИ*;
   
2. Порядок мониторинга (скачать, PDF);
3. Методические указания по заполнению отчетности (скачать, PDF).

* В зависимости от конкурсного отбора версии договора поддержки в части нумерации пунктов могут незначительно отличаться. При возникновении вопросов вы можете уточнить их у вашего менеджера.

Вы заключили договор поддержки, что дальше?

Договор поддержки выступает основанием для перечисления средств поддержки, при условии, что:

• ваша Организация признана победителем конкурсного отбора, и
• вами представлены необходимые документы, в том числе справка ФНС на 1-е число месяца, предшествующему месяцу перечисления средств.

Средства поддержки по Договору перечисляются:

• в течение 20 рабочих дней с даты заключения Договора (если Фонд НТИ получил средства субсидии на поддержку получателей)

Если средства субсидии Фондом НТИ не получены/получены не своевременно:

• Фонд НТИ не доведет средства поддержки в течение 20 рабочих дней, поэтому важно быть готовым приступить к реализации проекта за счет собственных средств (за счет средств поддержки Фонда НТИ совершенные расходы можно будет возместить).

Если Договор заключен, средства поддержки получены, что следует учесть:

• проекты реализуются получателями поддержки поэтапно;
• согласованный срок этапов содержится в описании проекта, которые в том числе отражаются в ФЭО, представленном в рамках конкурсной заявки;
• ФЭО не является описанием проекта, на которое есть ссылки в Договоре. ФЭО рассматривается и корректируется исключительно в рамках конкурсного отбора, далее все необходимые данные вносятся в Договор и описание проекта;
• ФЭО может быть изменено в рамках рассмотрения заявки на конкурсном отборе, поэтому внимательно изучите ФЭО после всех корректировок и утверждения вашей Организации в качестве победителя конкурсного отбора. На основании ФЭО осуществляется формирование Договора и описания проекта к Договору.

Вы начинаете реализацию проекта, что необходимо учесть?

1. Соблюдайте целевое расходование средств

Как я могу минимизировать риск нецелевого расхода:

• изучите информацию о целевых и нецелевых расходах в Договоре (раздел 6 формы договора гранта и раздел 7 формы договора вклада), а также методических указаниях по заполнению отчетности и порядке мониторинга.

Что будет если я допущу нецелевой расход:

• за нецелевое расходование поддержки необходимо будет оплатить штрафы и возвратить в Фонд НТИ сумму нецелевых расходов на основании требования Фонда НТИ.

Основные группы целевых/нецелевых расходов (указанные группы не являются исчерпывающими):

Целевые расходы (разрешены)	Нецелевые расходы (запрещены)
Оплата труда:
Штатных сотрудников проектной команды Привлеченных по договорам ГПХ Налоги и взносы (ЕНП, ОСС НС) Фиксированная часть оплаты труда Оплата труда научно-технического персонала	Выходные пособия, матпомощь Оплата больничных, отпусков Штрафы, пени по налогам Стимулирующие выплаты, надбавки, не связанные с целями реализации проекта Оплата труда административно-управленческого и вспомогательного персонала
Материально-технические расходы, работы/услуги:
Представлено Положение о закупках и закупка соответствует его требованиям (представлены коммерческие предложения или обоснования закупки у единственного поставщика, протокол закупочной комиссии, если применимо) Закупка оборудования, сырья, комплектующих для целей реализации этапа проекта; Обслуживание и ремонт оборудования Испытания, поверка средств измерений Покупка/разработка ПО для проекта Товары, работы и услуги, связанные с поддержанием технологической цепочки	НЕ представлено Положение о закупках или закупка НЕ соответствует его требованиям (не представлены коммерческие предложения или обоснования закупки у единственного поставщика, отсутствуют протоколы закупочной комиссии, если применимо) Закупки, превышающие 50% фактических расходов этапа у одного поставщика (без разрешения Фонда НТИ) Товары/услуги выше среднерыночной цены (без обоснования, представленного Фонду НТИ) Патентование и регистрация РИД Товары, работы и услуги, прямо несвязанные с поддержанием технологической цепочки
Аренда имущества:
Производственных помещений/оборудования (≤10% расходов года)	Офисных и складских помещений
Прочие расходы:
Прочие расходы, разрешенные Договором и Методическими указаниями	Прочие расходы, не зафиксированные как разрешенные Договором и Методическими указаниями; Командировки за рубеж; Благотворительность, спонсорство; Гарантийный ремонт вне сроков проекта; Алкоголь, табак, предметы роскоши; Транспортные средства, вкл. легковые автомобили; Строительство, капремонт; Погашение кредитов, займов; Вклады, депозиты, ценные бумаги; Конвертация валюты (кроме разрешенных случаев); Коммунальные платежи; Юридические консультации, маркетинг; Обучение сотрудников; Услуги доставки прямо не связанные с реализацией проекта резидента НПЦ (если сомневаетесь в связи доставки с целями проекта, обратитесь в Фонд НТИ для получения информации).

2. Заблаговременно получайте подтверждающие документы и проверяйте их перед отправкой в Фонд НТИ

Любой получатель поддержки предоставляет в Фонд НТИ отчетность, установленную Договором и методическими указаниями. Вместе с отчетностью необходимо предоставить документы, подтверждающие расходы, указанные в отчете.

При получении от ваших контрагентов проверьте подтверждающие документы на:

• соответствие первичных документов требованиям, предусмотренным статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• наличие орфографических или сутевых (в документе указан товар/работа/услуга, не соответствующая договору, сумма сделки противоречит договору и т.д.) ошибок;
• наличие печатей и подписей (если применимо), расшифровки подписи, наименование и инициалы лица, уполномоченного на подписание предоставляемого документа;
• печать (если контрагент обязан иметь печать) и подпись принадлежат именно организации-контрагенту/индивидуальному предпринимателю/самозанятому и т.д.

Своевременно реагируйте на:

• запросы финансового менеджера Фонда НТИ в CRM-системе, включая указанные им сроки предоставления документов.

Почему это важно:

• анализ и приемка отчетности Фондом НТИ при корректных документах проходит более оптимально и эффективно;
• проверка отчетности не затягивается из-за необходимости корректировки и переподписания документов с контрагентами;
• из-за некорректных документов/непринятой отчетности этап может быть одобрен приемочной комиссией по технике, но завершение этапа не может быть подтверждено Проектным комитетом;
• если завершение этапа не подтверждено Проектным комитетом, то средства на следующий этап Фондом НТИ не доводятся;
• при системной не отработки замечаний Фонда НТИ и/или игнорирования запросов в CRM-системе, Фонд НТИ вправе приостановить финансовое обеспечение проекта.

3. Получайте предварительное согласие Фонда НТИ на некоторые закупки

Предварительное согласие Фонда НТИ требуется при:

• закупке у одного контрагента на сумму, составляющую 50 % и более, от средств поддержки на этап проекта/календарный год (в зависимости, что предусмотрено Договором). Смотри подробности в п. 4.4.2, п. 4.3.12.12, п. 5.2.9 и п. 5.2.10 формы договора гранта; п. 5.4.2, п. 5.3.14.10, п. 6.2.12 и п. 6.2.13 формы договора вклада);
• закупке у аффилированных лиц¹ на сумму составляющую 25 % и более, от средств поддержки на этап проекта/календарный год (в зависимости, что предусмотрено Договором). Смотри подробности в п. 4.4.2, п. 4.3.12.13, п. 5.2.8 и п. 5.2.10 формы договора гранта; п. 5.4.2, п. 5.3.14.11, п. 6.2.12 и п. 6.2.13 формы договора вклада).

¹ Об основаниях аффилированности см. определение аффилированного лица, указанное в ст. 4 Закона РСФСР «О конкуренции и ограничении монополистической деятельности на товарных рынках» от 22 марта 1991 года № 948-1 и определение группы лиц, указанное в ст. 9 Федерального закона от 26.07.2006 г. № 135-ФЗ «О защите конкуренции».

4. Избегайте дробления суммы сделок/заключения взаимосвязанных сделок с одним контрагентом и аффилированными лицами.

Признаками дробления/взаимосвязанных сделок могут быть:

• сделки совершаются одновременно либо период времени между сделками незначителен (например, в течение полугода заключение сделок происходит ежемесячно);
• заключенные договоры образуют единую сделку; 
• каждая сделка направлена на достижение одного результата или преследует одну и ту же хозяйственную цель;
• осуществление сделок направлено на ограничение конкуренции;
• сделка совершена с одним лицом (поставщиком, подрядчиком, исполнителем) или группой аффилированных лиц;
• сделки заключены в отношении однородного имущества либо имущества разнородного, но предполагающего его использование по одному назначению;
• иные признаки, соответствующие или схожие с вышеуказанным.

5. Уведомляйте Фонд НТИ о возникновении результатов интеллектуальной деятельности (РИД)

При возникновении в ходе реализации проекта (этапа проекта) результата РИД:

• свериться с перечнем РИД приведенным в статье 1225 Гражданского кодекса Российской Федерации;
• уведомить Фонд НТИ о создании РИД в порядке, установленном Договором.

6. Расходуйте средства исключительно после принятия соответствующего решения Проектного комитета

Это важно помнить поскольку:

• до Проектного комитета по завершению каждого этапа вы представляете результаты этапа на рассмотрение приемочной комиссии, а также представляете финансовую отчетность и подтверждающие документы;
• средства поддержки выделяются на реализацию каждого этапа по отдельности на основании решения Проектного комитета;
• у Фонда НТИ возникает право довести средства поддержки на следующий этап, а у вас право на расходование средств только после принятия решения Проектным комитетом. Если расходование совершается ранее принятия решения Проектным комитетом, то такой расход признается нецелевым и подлежит возврату в Фонд НТИ.

Приемочная комиссия рассматривает результаты этапа по технике, а Фонд НТИ рассматривает отчетность и документы, по результатам чего:

• если результат этапа одобрен приемочной комиссией и к отчетности не возникло замечаний, то вопрос о признании этапа завершенным выносится на рассмотрение Проектного комитета;
• если к отчетности возникли замечания и/или приемочной комиссией результаты этапа направляются на доработку, то до устранения замечаний рассмотрение вопроса о признании этапа завершенным на Проектный комитет не выносится.

Обратите внимание на срок исполнения требования о возврате нецелевых средств – не более 10 рабочих дней. Чем быстрее исполните требование о возврате, тем скорее выйдете на Проектный комитет с защитой этапа проекта.

7. Следите за наличием статуса резидента НПЦ

Статус резидента НПЦ является одним из важнейших факторов для поддержки реализации проекта. Обязанность гарантировать данный статус установлена Договором.

Если статус резидента НПЦ временно утрачен, Фонд НТИ вправе:

• не перечислять средства поддержки/приостанавливать финансовое обеспечение проекта;
• инициировать досрочное прекращение реализации проекта.

Если вы меняете НПЦ по каким-либо технологическим или территориальным причинам, рекомендуем:

• следить за сроком действия договора с НПЦ, чтобы не потерять статус из-за окончания действия договора;
• не допускать формального заключения договора с НПЦ ради получения статуса резидента:
• не допускать временного разрыва между статусами резидента старого и нового НПЦ;
• получить статус в новом НПЦ еще до истечения договора с предыдущим НПЦ.

Также следует помнить, что расходы, осуществленные после приостановки финансирования из-за утраты статуса резидента НПЦ, являются нецелевыми.

8. Следите за сроками этапов и проекта

Если вам необходимо продлить срок этапа проекта, или срок проекта в целом, или и то, и другое, следует:

• ознакомиться с пунктом 16 Порядка мониторинга;
• направить обращение в Фонд НТИ в соответствии с пунктом 16 Порядка мониторинга.

Запрос о продлении срока этапа:

• подается не позднее 7 рабочих дней до дня окончания реализации продлеваемого этапа.

Запрос о продлении срока проекта:

• подается не позднее 7 календарных дней до даты окончания реализации проекта. Максимальный срок продления проекта - 3 календарных месяца.

Запрос на продление срока этапа и срока проекта

При изменении срока реализации проекта можно изменить срок этапов, при условии, что такие этапы ранее не изменялись и не были приняты приёмочной комиссией по технике.

9. Своевременно привлекайте в проект софинансирование (внебюджет) и направляйте поэтапно данные в Фонд НТИ

Привлекать софинансирование (внебюджет) необходимо если:

• это предусмотрено Договором (п. 3.6.2 формы договора гранта, п. 3.6.7 формы договора вклада).

Сумма привлекаемого софинансирования (внебюджета) определяется:

• в договоре вклада конкретная сумма софинансирования предусмотрена п. 3.6.7;
• в договоре гранта уровень софинансирования для опытных образцов – 10% от общей суммы гранта, для серийного производства – 30% от предоставленной суммы в текущем календарном году, для прототипа – в настоящее время привлечение софинансирования не предусмотрено.

Источниками софинансирования (внебюджетными источниками) признаются:

• данные об объемах выручки, полученной в рамках реализации проекта и планируемой к расходованию на цели проекта;
• данные о вкладе иных лиц в уставный капитал и (или) оплата дополнительной эмиссии акций;
• данные об объемах привлеченного финансирования по договорам займа, кредитным договорам, сроком более 1 (одного) года.

Привлечение софинансирования (внебюджета) подтверждается:

• комплектом документов, направляемых в Фонд НТИ;
• для каждого источника софинансирования (внебюджета) комплект документов отличается. Подробнее рассказываем об этом в презентации. 

Если Вы не смогли привлечь софинансирование (внебюджет), то:

• начисляется штраф в сумме, рассчитываемой в соответствии с Договором (приложение № 5 формы договора гранта, приложение № 4 формы договора вклада).

10. Подготовьтесь к проведению приемки этапа проекта приемочной комиссией Фонда НТИ (приемка по технике) правильно

Изучить механизм и условия приемки этапа можно:

• в пунктах 26 – 35 Порядка мониторинга.

Перечень документов для приемки указан в:

• приложении № 1, таблицы 1-3 «Требования к проектам» и приложение № 2 к Порядку мониторинга.

Документы для приемки необходимо подготовить и направить:

• не позднее 7 рабочих дней с даты окончания реализации этапа проекта.

Что нужно учесть при направлении документов:

• важно присвоить направляемым файлам (документам) корректные наименования. Инструкция по присвоению наименований будет направлена вам отдельно перед сдачей этапа проекта.

Если приемочная комиссия не принимает этап по технике с первого раза, то:

• вы вправе единожды устранить выявленные недостатки и осуществить доработку материалов в установленные сроки.

11. Помните о правилах изменения сметы расходов проекта

Изучить механизм т детали изменения сметы можно:

• в пункте 15 Порядка мониторинга.

Какие есть варианты изменения сметы расходов:

• между группами видов расходов;
• между этапами, в т.ч. перенос остатков (экономии) по этапу проекта на следующий этап.

Когда должна быть изменена смета:

• ДО фактического превышения лимита по группе видов расходов и/или этапа проекта.

Каким образом инициировать изменение сметы:

• направить в Фонд НТИ запрос по форме, указанной в пункте 15 Порядка мониторинга.

Кто утверждает изменение сметы:

• Проектный комитет.

12. Обращайтесь в Фонд НТИ в установленном порядке

Как можно официально обратиться в Фонд НТИ:

• посредством официальной переписки (направление оригиналов писем на бланке за подписью руководителя или лица по доверенности);
• посредством личного кабинета (ЕЛК) в форме запроса, подписанного уполномоченным лицом квалифицированной электронной подписью.

Как можно обратиться в Фонд НТИ в рабочем порядке и когда я могу получить ответ:

• в вашем личном кабинете (ЕЛК) предусмотрен чат-бот, который работает на базе CRM системы Фонда НТИ, куда можно направить вопрос по заранее определенным тематикам;
• работники Фонда НТИ, как правило, предоставляют ответ в течение 1-2 рабочих дней, однако, в зависимости от тематики вопроса срок ответа может быть больше (работник Фонда НТИ сориентирует вас по срокам ответа).

Могу ли я написать свой вопрос в мессенджере или задать его по телефону:

• можно при получении предварительного согласия у соответствующего работника Фонда НТИ, НО переписка в мессенджерах или звонки по телефону не являются формальными каналами коммуникации Фонда НТИ, и не могут являться источником официальной информации, а также отражать позицию Фонда НТИ по тем или иным вопросам.

13. Следите за обновлением порядка мониторинга и методических указаний и иных нормативных документов на портале Фонда НТИ

Как я могу следить за изменениями нормативных документов:

• актуальные порядок мониторинга, методические указания и прочие нормативные документы размещены в свободном доступе на интернет - портале по адресу: https://nti2035.ru;
• Фонд НТИ оповестит вас об изменении нормативных документов в чат-боте в ЕЛК. Однако, чтобы не упустить важную для реализации проекта информацию проверяйте актуальные версии документов на портале.

14. Не допускайте злоупотребления правом на обращение в Фонд НТИ

Злоупотреблением право на обращение, в частности, могут признаваться запросы:

• на разъяснения, напрямую не связанные с реализацией проекта и выполнением НИОКР;
• на разъяснения по вопросам, прямо урегулированным нормативными документами, описанием проекта и договором поддержки;
• на разъяснения общеправового, финансового характера, по вопросам налогообложения, бухгалтерского учета, консультаций по подготовке документации, локальных нормативных актов получателя поддержки и иные запросы, находящиеся в сфере компетенции руководителя и работников получателя поддержки;
• на согласование договоров, отчетов, актов и иных документов, касающихся хозяйственной деятельности получателя поддержки, а также на согласование отдельных разделов и пунктов указанных документов, за исключением случаев, если ранее данные документы признаны Фондом НТИ нарушающими нормативные документы Фонда НТИ или признаны связанными с нецелевым расходованием средств поддержки.

Может ли Фонд НТИ не отвечать на мой запрос:

• Фонд НТИ оставляет за собой право не отвечать за запросы, по которым ранее были даны разъяснения (если один и тот же вопрос был направлен получателем поддержки в Фонд НТИ более одного раза).